サークル代表の引き継ぎ手順｜届出・権限・連絡の渡し方

サークルの代表の引き継ぎで確かめることは、次の4つです。

• 大学への届出（見出し「慶應の公認団体で必要な届出」）
• 連絡手段・アカウント・名簿（見出し「引き継ぎで落としやすい3つ」の中）
• お金と契約（同じく「引き継ぎで落としやすい3つ」の中）
• 権限（見出し「権限の渡し方」。KPassを使う場合）

慶應の公認学生団体では、団体の連絡窓口になる「学生責任者」や、専任教員が務める「会長」を変えるときは、変更届を交代の前に出す決まりです。

サークル代表の引き継ぎで落としやすい3つ｜届出・連絡手段・お金と契約

引き継ぎで抜けやすいのは、大学への届出、連絡手段、お金と契約の3つです。

慶應の必携でも、「引継ぎがなされていない団体が散見される」と書かれています。

大学への届出（学生責任者・会長）

公認学生団体は、学生責任者を1名置く決まりです。

自分の団体が公認かどうか分からないときは、大学の窓口に確認してください。

会長は、専任の教員が務めます。

代表や幹事といった呼び名は団体ごとに違います。

大学に届けているのが誰なのかを、まず確かめてください。

連絡手段・アカウント・名簿

一般的な助言として、代替わりのときに渡しておくとよいものを挙げます。

• LINEのグループやオープンチャットの管理者権限
• InstagramやXなど、SNSのアカウントとログイン方法
• 共有のメールアドレスやクラウドの共有フォルダ
• 部員や新入生の名簿と、その扱い方

パスワードは、チャットにそのまま書かず、会って渡すか、パスワード管理ツールで共有するとよいです。

個人情報を含む名簿は、渡す相手を絞るとよいです。

お金と契約

会費の口座や集金の方法は、残高も含めて引き継いでおくとよいです。

部室や練習場所、備品のレンタルなど、契約している相手と更新の時期は、書き出しておくとよいです。

慶應の公認団体で必要な届出

ここで書く決まりは、慶應義塾の公認学生団体に向けたものです。

非公認や未登録の団体に当てはまるかは、学生団体の窓口ページか大学の窓口で確認してください。

体育会の各部は、体育会事務室で手続きをします。

学生責任者変更届と会長変更届は交代の前に出す

学生責任者を変えるときは、交代の前に「学生責任者変更届」を出します。

提出は、団体の申請や届出に使う大学の「学生団体活動支援システム」で行います。

会長を変えるときも、変更届を交代の前に出します。

会長の代行は6か月以内と決まっています。

届出は代替わりが終わってからでは遅いので、新旧の代表が決まった時点で動き始めるとよいです。

期限や提出先の細かい点は年度で変わるので、窓口ページで確認してください。

必携の内容を引き継ぐ

学生責任者が交代するときは、必携の内容を含めて引き継ぐ決まりです。

必携は、塾生サイトにPDFがあります。

必携には、団体名の付け方、会員資格、飲酒、掲示物の扱いなどの決まりが載っています。

代替わりのときに、新代表と一緒に目を通しておくとよいです。

公式の案内は、学生団体の窓口ページと必携 2026（PDF）で確認できます。

権限の渡し方｜KPassの代表と、大学の学生責任者は別のもの

KPassでサークルの紹介ページを管理するときの「代表」は、アプリの中の担当者の役割です。

大学に届けている学生責任者や会長とは、関係がありません。

	KPassの「代表」	大学の「学生責任者」「会長」
どこで決まる	KPassアプリの担当者の役割	公認学生団体として大学に届けた役職
何ができる	担当者の招待、代表にする、権限を決める	会員と活動の安全確保、大学との連絡窓口（学生責任者）
人数	2人以上置ける	学生責任者は1名、会長は専任教員
交代の手続き	アプリで操作する	交代前に変更届を出す

KPassで代表を変えても、大学への届出は済みません。

KPassの権限を整えても、大学の変更届は別に必要です。

KPassで複数人運営の体制をつくる

KPassでは、紹介ページの編集や、届いた質問への返信を、複数人で分担できます。

担当者の役割は「代表」と「メンバー」の2つです。

サークル検索の右上の「担当している団体」を開き、団体の「メンバー」を選ぶと、担当者の一覧が出ます。

代表を2人にしておく理由

代表は、2人以上置けます。

代表が1人だけのときは、その人は団体から抜けられません。

代表が1人だけで連絡が取れなくなると、代表にしかできない操作（代表の任命・権限の決定）ができなくなります。

引き継ぎの前から、代表を2人にしておくと安心です。

役員・会計・広報で見られる範囲を変える

権限は、相手の「…」から「権限」を選んで決めます。

権限を変えられるのは、代表だけです。

権限の領域は、紹介ページ・問い合わせ・入会エントリー・メンバー・団体の設定の5つです。

それぞれを「なし」「見るだけ」「変えられる」から選びます。

はじめから、役員・会計・広報・見るだけの雛形があります。

たとえば「会計」は、入会エントリーだけ「変えられる」で、ほかは「見るだけ」です。

権限の設定は、アプリとWebの両方に効きます。

招待リンクで新しい担当者を加える

新しい担当者は、招待リンクで加えます。

招待のときに、役割として「メンバー」か「代表」を選べます。

リンクは1回だけ使えて、発行から1時間で切れます。

相手が開く直前に発行するとよいです。

招待リンクで加わる担当者は、運営の確認を受けません。

代表が交代するときと、連絡が取れなくなったとき

新代表を決めてから、前の代表が抜ける

代表が交代するときは、順番が大切です。

先に新しい代表を決めてから、前の代表が抜けます。

抜けると、紹介ページの編集と届いた質問が見られなくなります（メンバー画面にも同じ注記があります）。

抜ける前に、返信が途中のやり取りを新しい担当者に伝えておくとよいです。

届いた質問は担当者全員に届く

学生が紹介ページから送った質問は、担当者全員に届きます。

そのため、新しい担当者を加えれば、返信を分担できます。

やり取りがLINEに移ったと知らされると、その会話はKPassに通知が来なくなります。

会話の記録は残りますが、返信の見逃しにつながります。

LINEに移った相手への連絡は、LINE側の担当を決めておきましょう。

Webで管理する担当者を引き継ぐ

パソコンでも紹介ページを編集するには、アプリとつなぎます。

アプリの「担当している団体」から「Web でも管理する」（Android:「Web でも管理する（PC）」）を開き、「コードを発行する」（Android:「コードを出す」）を押すと、6桁のコードが出ます。

パソコンでは、keio.jpのGoogleアカウントでログインして、そのコードを入れます。

コードは、10分で切れて、1回だけ使えます。

あとから担当になった団体は、自動ではWebに出ないので、もう一度コードを入れてください。

代表と連絡が取れなくなったとき

代表と連絡が取れず、代表にしかできない操作ができなくなったときは、KPassの運営に連絡します。

運営が、別の担当者を代表にします。

運営が在籍と担当を確認するのは、最初の担当者の登録と、新しい団体の登録のときです。

サークル代表の引き継ぎチェックリスト

代替わりの前後に確かめたいことです。

代替わりの前にやること

• 学生責任者・会長を誰が務めているか確かめ、変更届を交代の前に出す
• 必携を新代表と一緒に目を通す
• LINE・SNS・メールのアカウントと管理者権限を渡す
• 会費の口座、契約、更新の時期を書き出す
• 名簿の扱いを決めて、渡す範囲を絞る

KPassを使っている場合にやること

• 代表を2人以上にする
• 役員・会計・広報に、権限の雛形から合うものを選ぶ
• 招待リンクは、相手が開く直前に発行する
• 返信が途中の質問を、新しい担当者に伝える
• 前の代表が抜けるのは、新代表が決まった後にする

サークル代表の引き継ぎについてよくある質問

学生責任者変更届は、いつ出しますか？

交代の前に出します。

慶應の必携では、学生責任者も会長も、交代前に変更届を出す決まりです。

提出は学生団体活動支援システムで行います。年度ごとの案内は、窓口ページで確認してください。

KPassの代表を変えれば、大学への届出も済みますか？

いいえ。KPassの代表は、アプリの中の担当者の役割です。

大学の学生責任者や会長の変更届は、別に出す必要があります。

非公認のサークルも、同じ手続きが必要ですか？

必携の決まりは、公認学生団体に向けたものです。

非公認や未登録の団体に当てはまるかは、学生団体の窓口ページか大学の窓口で確認してください。

代表が1人だけのとき、抜けることはできますか？

できません。代表が1人のときは、先に別の人を代表にしてから抜けます。

招待リンクの期限が切れたら、どうしますか？

リンクは発行から1時間で切れて、1回だけ使えます。

切れたときは、もう一度発行します。

まとめ｜届出・連絡・権限を、交代の前にそろえる

サークル代表の引き継ぎは、大学への届出、連絡手段、お金と契約、権限の4つをそろえます。

公認学生団体の学生責任者と会長の変更届は、交代の前に出します。

KPassの「代表」は大学の役職とは別なので、アプリの引き継ぎと大学への届出は、分けて進めてください。

KPassを使う場合は、代表を2人にして、権限を分けておくとよいです。

操作の手順は、サークル担当者ガイドで確認できます。